Viele Stunden fleißig zu arbeiten, bedeutet nicht immer auch produktiv zu sein. Produktivität ist nämlich kein Dauerzustand und somit auch nicht primär von der geleisteten Arbeitszeit abhängig. Wer die individuelle – also die persönliche – Produktivität optimieren möchte, muss an anderen Stellschrauben drehen.

Im betriebswirtschaftlichen Sinn versteht man unter Produktivität eine wirtschaftliche Kennzahl, die das Verhältnis von produzierten Gütern (Output) und den dafür erforderlichen Produktionsfaktoren (Input) beschreibt. Diese Sichtweise bezieht sich auf Industrie und Warenproduktion, kann jedoch auch auf die eigene Arbeitsorganisation und somit die persönliche Produktivität übertragen werden. In Anlehnung an die betriebswirtschaftliche Definition geht es bei der persönlichen Produktivität darum, die eigene Produktivität durch Selbstorganisation zu verbessern, oder möglichst konstant zu halten. Der dabei geleistete Aufwand, meist in Form der investierten Arbeitszeit, spielt keine oder bestenfalls eine nebensächliche Rolle.

Parkinsonsches Gesetz

1955 veröffentlichte der britische Historiker Cyril Northcote Parkinson im Wirtschaftsmagazin The Economist seine bekannte These über die Arbeitszeit:

Arbeit dehnt sich genau in dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.

Das bedeutet, dass man stets die gesamte Zeit, die man für eine Aufgabe einplant bzw. zur Verfügung hat, für ihre Erledigung verwenden wird. Man könnte also auch sagen, dass eine Aufgabe die dafür eingeplante Arbeitszeit vollständig ausfüllen wird, so wie auch Luft einen Raum immer vollständig ausfüllt. Allerdings – und das ist eigentlich die Kernaussage des Parkinsonschen Gesetzes – hat das keine Auswirkungen auf die Qualität des Arbeitsergebnisses. Man braucht einfach nur länger, ohne ein qualitativ besseres Ergebnis zu erzielen.

So wird zum Beispiel das Ergebnis einer bereits korrekt gelösten mathematischen Aufgabe auch nicht richtiger, wenn man noch eine halbe Stunde länger daran arbeitet, bloß weil diese Zeit ursprünglich für das Lösen der Aufgabe mit eingeplant wurde. Man kann dann bestenfalls noch optische und formale Verbesserungen vornehmen, die jedoch keinen Einfluss auf das Berechnungsergebnis an sich haben.

Im Umkehrschluss ergibt sich daraus, dass man innerhalb des Zeitraums, der für das Erledigen einer Aufgabe eingeplant wurde, entweder versucht, das Arbeitsergebnis zu perfektionieren, oder empfänglich auf Ablenkungen reagiert bzw. prokrastiniert und so das eigentliche Bearbeiten der Aufgabe vor sich herschiebt. Es macht also wenig Sinn, wenn man versucht, die Qualität eines Arbeitsergebnisses zu verbessern, indem man möglichst lange daran arbeitet. Vielmehr gilt es, durch Optimieren der persönlichen Produktivität im Zuge der Aufgabenplanung, den optimalen Zeiteinsatz zu finden, mit dem die beste Qualität des Arbeitsergebnisses erreicht werden kann.

Parallelen zum Projektmanagement

Denn ganz ähnlich wie im Projektmanagement werden bei der Organisation der eigenen Arbeit Projekte in Arbeitspakete und Aufgaben strukturiert und diese dann nach einem bestimmten Zeitplan abgearbeitet. Während jedoch im Projektmanagement die drei Faktoren Kosten, Zeit und Qualität eine bestimmende Rolle für das jeweilige Projekt spielen, treten bei der persönlichen Produktivität Kosten und Zeit – also der Aufwand – in den Hintergrund. Schließlich geht es nicht darum, bloß effizient zu sein. Vielmehr steht Effektivität im Vordergrund.

Unter persönlicher Produktivität kann demnach die effektive Nutzung der eigenen Zeit, Energie und Ressourcen verstanden werden, um Projekte und Aufgaben zu erledigen und Ziele sowohl im beruflichen, als auch im privaten Kontext zu erreichen. Die eigene Fähigkeit zur Organisation, zu Struktur und Disziplin bestimmen die persönliche Produktivität, sowie in weiterer Folge die Qualität der Ergebnisse.

Das Dreieck der persönlichen Produktivität

Organisation, Struktur und Disziplin sind also so etwas wie die drei Stellschrauben der persönlichen Produktivität. Jeweils auf das richtige, jedoch individuelle Maß eingestellt, justiert man damit das Niveau der eigenen Produktivität. Zudem beeinflussen sich die drei Stellschrauben auch gegenseitig, sodass eine Dreiecksbeziehung entsteht.

Diese gegenseitige Beeinflussung findet auf drei Ebenen statt, nämlich auf der Managementebene, der Werkzeugebene, sowie der Individualebene und sollte beim Justieren der persönlichen Produktivität berücksichtigt werden.

Zum Beispiel beinhaltet der Eckpunkt Organisation auf der Managementebene die Planung und Vorbereitung der eigenen Arbeit, auf der Ebene der Werkzeuge die Auswahl der dafür geeigneten Apps und Methoden, sowie auf der individuellen Ebene das Einrichten des eigenen Arbeitsplatzes. Der Eckpunkt Struktur umfasst auf der Werkzeugebene eine Ablage- und Dokumentenstruktur, auf der Managementebene eine zeitliche Struktur für das Projekt und den Arbeitstag und auf der individuellen Ebene die Berücksichtigung des eigenen Tages- und Biorhythmus. Und schließlich geht es beim Eckpunkt Disziplin auf der Managementebene um das Erstellen realistischer Projektpläne und Ziele, auf der Ebene der Werkzeuge um ablenkungsfreies Arbeiten und auf der individuellen Ebene um den eigenen Fokus und das Aufrechterhalten des Flow-Zustandes.

Stellt man nun am Eckpunkt Organisation die Methoden und Apps für das Organisieren der eigenen Arbeit auf der Werkzeugebene ein, kann das am Eckpunkt Struktur einen Einfluss auf die Ablage- und Dokumentenstruktur auf derselben Ebene haben und zudem auch die Planungstechnik für die zeitliche Struktur des Projekts auf der Managementebene beeinflussen.

Fazit

Über diese drei Stellschrauben erfolgen die grundlegenden Einstellungen persönlicher Produktivität, um effektiv zu arbeiten und sowohl berufliche als auch persönliche Ziele zu erreichen. Als Eckpunkte im Dreieck der persönlichen Produktivität bilden sie ein Gedankenmodell zur Beschreibung einer ganzheitlichen Selbstorganisation, mit der jenseits von Aufgabenlisten und Terminplänen auch die individuellen Lebensumstände und Vorlieben bestmöglich berücksichtigt werden.